Manual de Convivencia y Cuidado: Hichatana & Zuetana
1. Políticas de Reserva, Cancelación y Registro
- Modificaciones y Cancelaciones: No realizamos devoluciones de dinero. Se permite aplazar o modificar la fecha de reserva con un mínimo de 8 días de antelación. Cualquier cambio está sujeto a disponibilidad y ajustes de tarifa según la temporada.
- Registro Legal (MinCIT): Por disposición gubernamental, es obligatorio que cada huésped diligencie la Tarjeta de Registro de Alojamiento vía Microsoft Forms antes del ingreso.
- Aforo: El precio base corresponde al número de personas cotizadas inicialmente. Huéspedes adicionales (dentro del aforo permitido de personas) tendrán el costo vigente de la temporada al momento del ingreso.
2. Horarios y Logística (Check-in / Check-out)
- Horarios: El ingreso (Check-in) es a partir de las 3:00 p.m. y la entrega de la casa (Check-out) debe realizarse a más tardar a las 11:00 a.m.
- Penalidad por Retraso: El incumplimiento del horario de salida genera un cargo del 10% del valor total de la estancia por cada hora de retraso, debido al impacto en la logística de aseo.
- Flexibilidad: El ingreso anticipado o salida tardía podrán coordinarse previamente con el anfitrión, sujetos estrictamente a la disponibilidad por reservas previas/posteriores y la organización del personal de limpieza.
3. Sostenibilidad y Recursos (Agua, Energía y Reciclaje)
- Sistema Hidráulico (Vital): Contamos con un sistema de drenaje ecológico sensible. Prohibido arrojar papel higiénico, toallas higiénicas o residuos al inodoro. Utilice siempre la papelera. Obstrucciones por uso indebido serán facturadas al huésped.
- Uso Racional: El agua y la energía son limitadas en la región. Por favor, apague luces al salir y evite el desperdicio de agua.
- Reciclaje con Sentido Social: Apoyamos a una familia local dedicada al reciclaje. Por favor, deposite botellas PET, cartón, papel, plásticos y vidrio (limpios y secos) en el contenedor designado para este fin.
- Carga Eléctrica: El cargador EVIQO debe ser habilitado por el anfitrión. El costo es de $2.000 por kWh consumido.
4. Cuidado de la Propiedad y Equipamiento
- Estufa de Vitrocerámica: Requiere manejo delicado (no arrastrar ollas ni causar impactos). Daños estructurales o fracturas en el vidrio serán cobrados a valor comercial de reposición.
- Lencería (Blancos): Evite el contacto de toallas y tendidos con maquillaje, protectores solares o vinos. Manchas permanentes o daños serán facturados.
- Mantenimiento: No intente reparar electrodomésticos o gasodomésticos por su cuenta; informe cualquier falla al anfitrión de inmediato.
- Cocina: Se solicita dejar los platos y utensilios de cocina debidamente lavados.
5. Convivencia, Humo y Mascotas
Seguridad: Es responsabilidad del huésped dejar puertas y ventanas bloqueadas al salir o al dormir.
Ambiente y Ruido: Después de las 12:00 a.m., el ruido debe ser mínimo. No se permite el ingreso de grupos musicales o parlantes de alta potencia al conjunto.
Espacio Libre de Humo: Prohibido fumar en habitaciones y áreas comunes, especialmente en presencia de niños.
Mascotas: Se admite máximo dos mascotas ($50.000 por estancia). Por higiene, no deben subir a camas ni sofás. Se recomienda traer su propia cama y menaje.
Politica de terminos y condiciones
La presente política se rige por los parámetros establecidos en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad que los modifique o adicione.
DATOS PERSONALES RECOPILADOS Para el desarrollo de nuestras actividades turísticas y de alojamiento, recopilamos datos de huéspedes, prospectos, proveedores y colaboradores, que incluyen, pero no se limitan a:
- Datos de identificación: Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad (Cédula, Pasaporte, etc.), fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Datos de contacto: Correo electrónico, número de teléfono (fijo y celular/WhatsApp), dirección de residencia, país y ciudad.
- Datos financieros y de facturación: Información necesaria para el procesamiento de pagos, reservas y facturación electrónica.
- Datos de navegación y comportamiento: Direcciones IP, cookies, preferencias de alojamiento, historial de compras e interacciones en nuestros canales digitales.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO (¿Para qué usamos los datos?) Al aceptar esta política, el titular autoriza de manera expresa, libre y voluntaria a Hichatana & Zuetana para recolectar, almacenar, usar, analizar, actualizar y suprimir sus datos personales con los siguientes propósitos:
Gestión Operativa y de Alojamiento:
- Procesar, confirmar, modificar y gestionar reservas de nuestras casas y cabañas.
- Enviar instrucciones de llegada autónoma, códigos de acceso y normas del alojamiento.
- Brindar soporte, asistencia y atención al huésped antes, durante y después de su estadía en Villa de Leyva.
- Gestionar servicios adicionales (BBQ, leña, mascotas, etc.).
Estrategia Comercial, Marketing y Publicidad:
- Enviar información comercial, promociones, ofertas exclusivas para estadías prolongadas, novedades y artículos de nuestro blog a través de correo electrónico (Email Marketing), mensajes de texto (SMS), WhatsApp, redes sociales y llamadas telefónicas.
- Realizar campañas de remarketing y publicidad digital dirigida.
- Invitar a programas de fidelización o descuentos especiales para clientes frecuentes.
Inteligencia de Negocios y Tecnología:
- Almacenar y procesar los datos en plataformas de gestión de reservas (PMS), CRMs, herramientas de automatización de marketing y software de analítica.
- Realizar perfilamiento de clientes, análisis de tendencias de viaje y estadísticas para optimizar nuestras ventas y la experiencia del usuario.
- Entrenar y utilizar herramientas tecnológicas o asistentes virtuales para automatizar la atención al cliente y las cotizaciones.
Gestión Administrativa, Contable y Legal:
- Emitir facturación electrónica y llevar el control contable y financiero.
- Cumplir con las obligaciones legales ante autoridades colombianas (DIAN, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Registro Nacional de Turismo – RNT, Migración Colombia / SIRE, entre otras).
- Gestionar procesos de cobro, devoluciones o soporte frente a pasarelas de pago.
DERECHOS DE LOS TITULARES De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a su información personal.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información (como exigencias de facturación o reportes de alojamiento).
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS Para ejercer sus derechos, el titular debe enviar una solicitud formal al correo electrónico: reservas@hichatanayzuetana.com con el asunto «Tratamiento de Datos Personales». La solicitud debe incluir: Nombre completo del titular, número de identificación, descripción clara de la solicitud (qué desea que hagamos con sus datos) y un canal de contacto para recibir la respuesta.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Contamos con protocolos de seguridad, certificados SSL en hichatanayzuetana.com y accesos restringidos a nuestros sistemas de reservas para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
VIGENCIA La presente política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades aquí descritas, o hasta que el titular solicite su supresión (siempre que la ley lo permita).
